Podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Każda działalność biznesowa wymaga założenia i uzupełniania odpowiedniej dokumentacji księgowej, która umożliwi rejestrowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych. Gromadzone dane są niezbędne przy dokonywaniu rozliczeń podatkowych, korzysta się z nich również przy zarządzeniu przedsiębiorstwem, analizując za ich pomocą bieżącą sytuację firmy i tworząc plany na przyszłość. W zależności od formy prawnej przedsiębiorstwa oraz skali, w jakiej ono funkcjonuje, możliwe są różne sposoby prowadzenia ksiąg rachunkowych – księgowość pełna lub uproszczona w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów, albo ewidencji ryczałtowej. Przekonajmy się, kiedy niezbędne jest prowadzenie ksiąg rachunkowych, zobaczmy, co one obejmują oraz sprawdźmy, jakie są najważniejsze zasady z nimi związane.

Kto musi prowadzić księgi rachunkowe?

Prowadzenie pełnej księgowości jest uzależnione od statusu prawnego przedsiębiorstwa oraz osiąganych przez nie przychodów. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości księgi handlowe są zobowiązane prowadzić spółki prawa handlowego. Będą to zarówno tzw. spółki kapitałowe, czyli spółki akcyjne oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i część spółek osobowych – spółki komandytowe oraz komandytowo-akcyjne. Pełna księgowość dotyczy również innych podmiotów wykonujących działalność gospodarczą – spółek partnerskich, jawnych oraz cywilnych, jak również osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą w przypadku, gdy uzyskane przez nie przychody przekroczą określony w przepisach limit. W tej chwili przychody za rok ubiegły, które powodują konieczność prowadzenia ksiąg handlowych, wynoszą równowartość 2 milionów euro przeliczonych na polskie złote według kursu, ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski.

Ustawa o rachunkowości daje możliwość wyboru ksiąg handlowych zamiast księgowości uproszczonej również tym firmom, które nie spełniają warunku formy prawnej i progu przychodowego. Z własnej woli pełną księgowość mogą więc prowadzić wszyscy przedsiębiorcy poza tymi, którzy zdecydowali się na płacenie podatku ryczałtowego lub stawek według karty podatkowej – te formy są przeznaczone dla biznesów działających na zdecydowanie mniejszą skalę.

Podjęcie decyzji o rozpoczęciu prowadzenia pełnej księgowości oznacza pełne podleganie wszystkim rygorom Ustawy o rachunkowości, w tym konieczność przygotowywania kompletnej sprawozdawczości. Warto pamiętać, że sam typ prowadzonej dokumentacji księgowej nie ma związku z formą opodatkowania. Część firm będzie więc podlegała podatkowi od osób prawnych CIT, a część podatkowi dochodowemu od osób fizycznych PIT. Z rodzajem prowadzonych ksiąg nie jest też związany podatek od towarów i usług VAT.

Trzeba nadmienić, że wybór związany z pełną księgowością jest często podejmowany przez firmy, które chcą uwiarygodnić się w oczach swoich kontrahentów lub banków prowadzących ich rachunki, co często ma związek z ubieganiem się o przyznanie kredytu. Podobną rolę przejście na księgi handlowe może pełnić w przypadku poszukiwania zewnętrznego finansowania, np. w osobie angażującego się kapitałowo w firmę inwestora. Często jest związane z przygotowaniem się do zmiany formy prawnej, chęcią racjonalnego i opartego o wiarygodne podstawy zarządzania finansami oraz chęcią sprawowania lepszego nadzoru nad funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.

Z jakich elementów składają się księgi handlowe?

Prowadzenie ksiąg handlowych wiąże się z prowadzeniem rejestru zdarzeń gospodarczych na podstawie przygotowanego planu kont oraz księgowanie przy ich użyciu wszystkich prowadzonych transakcji, a także innych operacji finansowych. Wszystkie procedury związane z dokonywaniem zapisów księgowych muszą być zgodne z zasadami ujętymi w Ustawie o Rachunkowości. Dokumentacja sporządzana przy pełniej księgowości jest bardziej rozbudowana, a dla oddania całego przebiegu konkretnej operacji zapisy muszą być powtarzane w różnych miejscach i rozmaitym zakresie.

W ramach ewidencji przy prowadzeniu ksiąg handlowych wszystkie zdarzenia w porządku chronologicznym są rejestrowane w dzienniku. Obejmuje to również zapisy o kwocie związanej z danym zdarzeniem, a więc wydatkiem lub wpływem. Informacje o wykonanej operacji są księgowane na prowadzonych kontach, które znajdują się w tzw. księdze głównej. W niektórych przypadkach wykorzystywana jest też księga pomocnicza, która służy do zamieszczania informacji o rozliczeniach dodatkowych, m.in. związanych z operacjami dotyczącymi środków trwałych, choćby ich amortyzacji, czy wypłatą wynagrodzeń, rozliczeniami z kontrahentami, w tym zakupem, sprzedażą oraz operacjami gotówkowymi. Niezbędna dokumentacja obejmuje zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, jak również sald kont ksiąg pomocniczych. Elementem prowadzonych ewidencji jest tzw. inwentarz, czyli wykaz składników zaliczanych do majątku firmy, a zatem posiadanych aktywów i pasywów.

Prowadzenie pełnych ksiąg handlowych łączy się z koniecznością przygotowywania odpowiedniej sprawozdawczości oraz podleganiem dodatkowym obowiązkom. Niezbędne będzie sporządzanie rachunku zysków i strat oraz przygotowanie bilansu na zamknięcie i otwarcie roku obrotowego. W myśl Ustawy o rachunkowości niektóre firmy spełniające dwa warunki spośród wymienionych w przepisach, w tym m.in. te, w których suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego wynosiła równowartość co najmniej 2,5 mln euro w przeliczeniu na złote polskie oraz te, gdzie zatrudnienie średnioroczne przekroczyło 50 osób na pełnych etatach łącznie, albo te osiągające przychody ze sprzedaży w wysokości przynajmniej 5 mln euro w przeliczeniu na złote polskie są zobowiązane do przedstawienia sprawozdań finansowych biegłemu rewidentowi.

Jakim najważniejszym kryteriom podlegają księgi handlowe?

Księgi handlowe powinny odzwierciedlać stan faktyczny, w jakim znajduje się przedsiębiorstwo. Zapisy księgowe muszą więc ściśle odpowiadać zachodzącym zdarzeniom gospodarczym i rzetelnie opisywać ich przebieg. Księgowanie musi się odbywać na podstawie odpowiednich dowodów księgowych, a zatem poprawnych pod względem formalnym dokumentów, wystawianych przez kontrahentów przedsiębiorstwa, jak również przez nie samo. Dowodami księgowymi są więc faktury, rachunki, a także sporządzane na różnej podstawie dowody wewnętrzne. Każdy dokument tego rodzaju musi jednak wyraźnie wskazywać rodzaj transakcji, jej kwotę, a także precyzować jakie podmioty brały w niej udział.

Warto pamiętać, że zapisy w księgach handlowych muszą spełniać kilka istotnych warunków. Liczy się ich rzetelność, a zatem odzwierciedlanie obiektywnej rzeczywistości gospodarczej i przedstawianie wyłącznie zdarzeń, które miały miejsce w takiej formie, w jakiej nastąpiły. Istotna jest również kompletność dokonywanych zapisów, co wiąże się z tym, że muszą one zawierać wszystkie ważne informacje o zdarzeniu gospodarczym. Kompletność wymaga także, by w księgach były ujęte wszystkie wykonane operacje. Informacje zapisywane w księgach rachunkowych muszą być również poprawne, a więc nie mogą zawierać błędów. Konieczna jest również terminowość wpisów, powinny one być wykonywane w porządku chronologicznym natychmiast po zajściu konkretnego zdarzenia i otrzymaniu dowodu księgowego. Wśród kluczowych cech, jakim powinny odpowiadać księgi, znajduje się ich sprawdzalność. Chodzi tu o możliwość zestawienia dokonanych zapisów z posiadanymi odpowiadającymi im dowodami księgowymi, pozwalającą na weryfikację wszystkich przeprowadzonych czynności.

Uchybienia zasadom prowadzenia ksiąg wiążą się z odpowiedzialnością karno-skarbową w przypadku osób, które ich dokonały, firma może zaś ponieść z tego tytułu różne konsekwencje od grzywny aż po konieczność uregulowania powstałych należności z tytułu podatków i odsetek za zwłokę.